Des conseils pratiques
La mise en œuvre de ces pratiques peut constituer un critère de décision pour l’attribution et/ou la reconduction des agréments relatifs aux procédures simplifiées (PSSM et PSEB) et à l’auto-impression.
Vous pouvez consulter l’ensemble des fiches pratiques, guides d’utilisation et tutoriels de formation sur le site d’information de l’outil i-CITES.
La DRIEAT Île-de-France ne délivre les documents relatifs à la CITES que pour les résidents d’Île-de-France.
En cas de doute, vous pouvez nous consulter sur :
cites.ile-de-france@developpement-durable.gouv.fr
Gestion des comptes, sous-comptes et demandeur sur i-cites
Chaque demandeur doit être identifié avec ses noms, prénoms et coordonnées. Pour les sociétés et organismes, il faut proscrire tout profil de type "responsable CITES", "chargé CITES", etc.
Il faut éviter la création de compte ou de sous-compte en double avec des intitulés quasi similaires et des coordonnées identiques.
Vous pouvez consulter la fiche pratique S’inscrire sur i-cites.
Gestion des pièces justificatives dans l’espace de stockage
L’outil i-CITES permet aux demandeurs de permis et certificats de conserver des documents sous forme numérisée dans un espace de stockage. Ces éléments peuvent ensuite être sélectionnés au cas par cas pour être intégrés en tant que pièces justificatives dans chaque dossier de demande.
Dans cet espace de stockage, il est préférable de charger chaque pièce justificative séparément plutôt qu’un fichier unique comprenant tous les éléments à la suite. En effet, la taille de votre espace est limitée à 1Mo par fichier et à 10Mo au total.
L’outil constituant également une base de données d’archivage, il est nécessaire d’identifier le type de document avec la liste déroulante, par exemple :
- "Documents CITES : permis d’importation" pour un permis d’importation
- "Traçabilité : factures – attestations de cession – autres" pour une facture ou une attestation de cession
- "Demandeur : mandat" pour une procuration ou un mandat
- "Réglementation nationale : autorisation préfectorale" pour un certificat de capacité ou une autorisation d’ouverture d’un établissement d’élevage
- "Réglementation nationale : registre" pour un registre des entrées et sorties d’un élevage etc.
La taille de l’espace de stockage étant limitée, il est important de veiller à en supprimer les pièces inutiles.
Vous pouvez consulter la fiche pratique Gérer mon espace de stockage.
Gestion des demandes de permis/certificats
Notre délai de délivrance est d’un mois à compter de la réception du dossier complet : il est donc essentiel d’anticiper vos demandes.
Si les pièces relatives à votre demande sont transmises par courrier postal, il est nécessaire de préciser le numéro du dossier et d’adresser l’envoi à l’instructeur en charge (cf onglet Actions et historique du dossier correspondant sur l’outil i-cites).
Chaque dossier doit être indépendant et comporter toutes les pièces relatives à la demande : si plusieurs demandes sont similaires, il vous est possible de dupliquer le premier dossier (cf onglet Actions et historique).
La description du spécimen (cf onglet Spécimen) doit être impérativement rédigée en français et éventuellement doublée de sa traduction dans une autre langue.
Il est important de veiller à l’orthographe en particulier dans la description du spécimen, qui doit notamment être cohérente avec la quantité précisée (pluriel pour plusieurs spécimens).
La description des spécimens multi-matières doit indiquer les différentes espèces concernées, par exemple :
- sac à main bleu en crocodile et python
- meuble contenant de l’ivoire et des écailles de tortues
- mélange de caviars d’esturgeon sibérien et d’esturgeon russe
Les éventuels marquages, références-produit ou numéros de série du spécimen sont à renseigner uniquement dans le champ Numéro d’identification de l’onglet Spécimen : ils apparaîtront ainsi dans la description sur le document.
Si le mode d’envoi choisi est Courrier postal (cf onglet Actions et historique), il est préférable de préciser un destinataire afin d’éviter les retards d’attribution de courrier au sein de grandes structures.
Vous pouvez consulter les fiches pratiques pour chaque type de demande.
Communiquer avec la DRIEAT Île-de-France sur la Cites
De nombreuses informations pratiques sont disponibles sur l’éditorial en page d’accueil de l’outil i-cites : cet éditorial est adapté selon le type de compte (particulier, organisme ou société) et, le cas échéant, la catégorie professionnelle.
Des échanges spécifiques à chaque dossier sont possibles via l’onglet Communication du dossier en question sur l’outil i-cites, notamment lorsqu’il manque des éléments.
Le statut de votre dossier sur l’outil i-cites vous permet d’en suivre l’avancement, par exemple :
- À INSTRUIRE : tous les onglets ont été renseignés et vous avez validé votre demande. Le dossier est prêt à être instruit par nos services.
- VALIDÉ INSTRUIT : votre dossier a été validé par un instructeur de nos services mais votre permis/certificat n’est pas encore signé.
- MIS À DISPOSITION : votre permis/certificat vous a été envoyé (si vous avez demandé le mode d’envoi Courrier postal) ou est disponible à l’accueil de la DRIEAT Île-de-France (si vous avez demandé le mode d’envoi Coursier).
- ANNULÉ : le dossier a été annulé par nos services (une fois la demande validée, vous ne pouvez plus l’annuler vous-même). Etc. La signification de l’ensemble des statuts est détaillée dans la foire aux questions.
Avant de venir récupérer les permis/certificats à l’accueil de la DRIEAT Île-de-France, il est préférable de vérifier leur disponibilité en appelant le 01 87 36 45 00.
Si votre question ne trouve pas sa réponse dans les éléments ci-dessus, vous pouvez la poser à la boite mail dédiée à la CITES en Île-de-France : cites.ile-de-france@developpement-durable.gouv.fr
Pour les particuliers, une permanence téléphonique est assurée au 01 87 36 45 99 les lundis et mercredis de 9h30 à 11h30.
Attention, en période de congés scolaires, certaines permanences peuvent être supprimées : la situation est alors précisée dans l’éditorial de l’outil i-cites.